グーグルの｢Gmail｣はさまざまな機能が搭載されているが、使いこなすためにはまず｢知る｣必要がある。
撮影：今村拓馬、画像：筆者によるスクリーンショット
不要なメールで受信トレイがいっぱいになっても、Gmailならメッセージをフィルタリングしたり、大量に削除できる。
Gmailの受信トレイを初めて開くと、メールのリストとフォルダ、検索バーが並ぶだけのシンプルな構成に見える。
しかしGmailは、グーグルの主力製品のひとつで、検索に次ぐ重要な製品だ。カスタマイズ用の設定や機能が多数用意されている。
ここでは、Gmailのデザインや、メールのソート、保存方法や削除など、Gmailの受信トレイを管理するためのヒントを紹介する。
（1）Gmailの｢受信トレイの種類｣を変更する
Gmailでは、｢受信トレイの種類｣によってメールがどのような順番で表示されるか決定される。
標準では、受信した順番にメールを表示する。設定によっては、未読のメールや重要なメールを最初に表示したり、フィルターやラベル付きのメールだけを出すことも可能だ。
受信トレイの種類は、GmailのウェブサイトまたはGmailアプリで変更できる。
ウェブサイトでは、右上の歯車アイコンをクリックし、｢受信トレイの種類｣から行う。
アプリでは、左上隅にある3本の線をタップし、｢設定｣を選択。Gmailアカウントをタップし画面をスクロールさせると、下の方に｢受信トレイの種類｣が用意されている。
｢受信トレイの種類｣を選ぶ。
画像：筆者によるスクリーンショット
例えば、｢デフォルト｣から｢未読メールを先頭｣に変更すると、まだ読んでいない新着メールが優先的に表示される。
ただし、新しい受信トレイの種類を選択した場合、それが有効になる前に、アプリの再起動が必要なケースもある。
（2）スレッドリストの表示間隔を調整する
表示間隔を変えるとどうなるか、イラストである程度プレビューすることができる。
画像：筆者によるスクリーンショット
スレッドリストの表示間隔が狭いほうが、より多くのコンテンツを画面に表示できる。しかし、スレッドリストの表示間隔が狭すぎると、メッセージが読みづらくなる。
Gmailでは、
- 添付ファイルも表示される｢デフォルト｣
- 添付ファイルを表示せずに同じだけのスペースを確保する｢標準｣
- できるだけスペースを取らない｢最小｣
と、3段階の間隔を用意。ユーザーの好みでいつでも変更可能。
ウェブサイトでは右上の歯車アイコン、モバイルアプリでは｢設定｣メニューから変更可能だ。
（3）Gmailの背景をカスタマイズ
背景はユーザーの好みに変えられる。
画像：筆者によるスクリーンショット
GmailのWeb版は、デフォルトでは白か黒の無地の背景が表示されている。
この背景はユーザーが好きなものに変更できる。あらかじめグーグルが用意した画像もあるが、自分の写真などをアップロードして使用することもできる。
背景の設定変更は、右上隅にあるその歯車のアイコンをクリック。｢テーマ｣の項目に8つのサムネイルが表示されているので、選択すると背景はその画像に切り替わる。
それ以外の画像を使用したい場合は｢すべてを表示｣をクリック。さきほどの8つの画像を含めたプリセット画像が選べるほか、｢その他の画像｣や｢マイフォト｣から、自分のオリジナル画像や写真をアップロードして使用できる。
残念ながら、モバイルアプリの背景は変更できない。
（4）ラベルを使ってメールを分類
Gmailでは、フォルダーと同じような感覚で｢ラベル｣を使ってメールを整理できる。ラベルは左サイドバーに表示され、好きなだけ作成できメールに適用可能だ。
新しいラベルは、GmailのウェブサイトとiPhoneアプリから作成できるが、なぜかAndroidアプリからは作成できない。
｢新規作成｣をタップするとラベルをつくれる。
画像：筆者によるスクリーンショット
ただし、ラベルの振り分けは、WebサイトとiPhoneアプリ、Androidアプリともに可能。
メールを開いて｢ラベル｣をタップするか、メニューから｢ラベル｣を選べば、作成したラベルが一覧で表示されるので、適用させたいラベルを選択するだけだ。
左側のサイドバーでそのラベルを選択すると、そのラベルに設定したすべてのメールを一覧で表示できる。
（5）メール本文を閲覧ウインドウで開く
｢閲覧ウインドウ｣は2種類のレイアウトから選べる。
画像：筆者によるスクリーンショット
Web版のGmailでは、メール本文を表示する｢閲覧ウインドウ｣を受信トレイも表示したまま開けるレイアウトも用意されている。
画面右上の歯車アイコンをクリックして、｢閲覧ウインドウ｣で、｢受信トレイの右｣もしくは｢受信トレイの下｣を選択する。
｢受信トレイの右｣にすれば、受信トレイのメール一覧の右側に閲覧ウインドウが表示され、メールの本文が読める。
｢受信トレイの下｣なら、上下に分割して、受信トレイと閲覧ウインドウを表示できる。
（6）メールの表示件数を変更し一度に多くのメールを見る
Gmailの表示件数を変更すると、受信トレイに一度に表示されるメールの数が変わる。
例えば、1日に何十通ものメールを受信する場合は、表示件数を多くすれば、届いたメールのタイトルを一気に閲覧できる。
処理能力が低いパソコンを使っている場合は、ページサイズを小さくすると表示が速くなり便利だ。
一度にリスト表示できるメール数を指定できる。
画像：筆者によるスクリーンショット
このオプションは、Gmailのウェブサイトの｢設定｣ページで設定可能。
モバイルアプリでは表示件数に関する設定はなく、無限にスクロールする。
（7）すべてのメールを既読にする
｢すべて｣をクリックすると、リスト内の全メールを選択可能。
画像：筆者によるスクリーンショット
Gmailの未読メールカウンターがどんどん増えていくのをゆっくり眺めることほど、ストレスなことはない。
とはいえ、このカウンターをリセットするためにすべてのメールを開く必要はなく、手軽にメールを既読へと切り替える方法がある。
一度にすべてのメールを｢既読｣にするためには、パソコンでGmailのウェブサイトにアクセスし、｢label:inbox is:unread｣と検索する。
すると、未読のメールがすべて表示されるので、チェックマークボックスを使って未読メールをまとめて選択。
あとは3点が並んだメニューボタンから｢既読にする｣を選べば、選択したメールはすべて既読になる。
（8）不要なメールを一括削除する方法
すべてのメールを読んだとしても、受信トレイにはメール自体は残っている。この状態だとストレージの容量を圧迫するし、ごちゃごちゃして嫌な人も多いはず。そこでメールを大量に削除する方法を憶えておこう。
基本的には、メールを既読にしたのと同じ方法で行う。
Gmailのウェブサイトにアクセスし、削除したいメールを検索する。未読のメールを見つけるには｢label:inbox is:unread｣、開いたメールを見つけるには｢label:inbox is:read｣と入力する。
検索結果からすべてを消してもいいし、消したいメールだけを選ぶのでもいい。
もし、残しておきたいメールを誤って削除してしまった場合は、慌てず左サイドバーの｢ゴミ箱｣をクリック。
削除したメールを見つけだし、｢受信トレイ｣タブにドラッグすれば復活する。
（9）Gmailの｢ゴミ箱｣フォルダを空にする。
ゴミ箱タブをワンタップで空にできる。
画像：筆者によるスクリーンショット
一度削除したメールは、30日間ゴミ箱フォルダーに移動され補完される。30日間を過ぎると、メッセージは永遠に削除される。
そのため、ゴミ箱にあるメッセージはストレージ容量を使用した状態にある。
大量のメールを受信トレイから削除してもまだ容量が足りない場合は、ゴミ箱に補完してあるメールを削除すればストレージ容量を開放できる。
ゴミ箱にあるメッセージをすべて削除するには、ゴミ箱フォルダを開き、ページの上部にある｢ゴミ箱を今すぐ空にする｣を選択する。
この操作はウェブサイトでもアプリでも可能だ。
特定のメッセージを個別に削除するには、そのメッセージを開いて｢完全に削除｣を選択する。
（10）メールを削除する代わりにアーカイブする
受信トレイは整理したいけれど、メールを永久には消したくない場合、メールを｢アーカイブ｣しておこう。
アーカイブすると、メールは受信トレイから取り除かれるが、別の｢すべてのメール｣フォルダに格納され、いつでも閲覧できるようになる。このメールは、ゴミ箱のように勝手に削除されることはないので安心だ。
メールをアーカイブするには、メールを開いてから、ページの上部にある、下向きの矢印が付いたボックスのような形をしたアーカイブのアイコンをクリックする。
メールをアーカイブすると、左のサイドバーにある｢すべてのメール｣ラベルに振り分けられているので、メールを再度閲覧したい場合は、そこから探せる。
（11）重要なメールが迷惑メールにならないようにする
特定のメールをスパムとしてマークしないように設定できる。
画像：筆者によるスクリーンショット
グーグルのスパムフィルターはかなり優秀ではあるが、時にはあまりに厳しすぎて、重要なメールも迷惑メールとしてマークしてしまうことがある。
もしGmailが重要なメールを自動的にスパムフォルダに振り分けてしまったら、迷惑メールに移動してそのメールを開き、ページの上部にある｢迷惑メールではない｣をクリックする。
モバイルアプリでこのオプションが表示されない場合は、右上の3つの点をタップし、そこから｢迷惑メールでない｣を選択できる。
メッセージを受信トレイに戻すことで、グーグルが今後そのようなメッセージをフィルタリングしないように学習していくことが期待できる。
（12）メールをブロックする
メールを送ってきた人をブロック。
画像：筆者によるスクリーンショット
受け取りたくないメールが送られてくる場合, それらをブロックできる。
この設定をしておけば、そのメールアドレスから受け取ったメッセージはすべて自動的に削除される。
ブロックしたい相手から届いたメールを開き、返信ボタンの横にある3つの点をクリックし、｢●●さんをブロックする｣を選択すればいい。
また、｢配信停止｣のオプションが表示されている場合は、それをクリックすると、そのメールの送信元であるメーリングリストからあなたを外すことができる。
後でブロックを解除したい場合は、Gmailのウェブサイトで右上の歯車アイコンをクリックし、｢すべての設定を表示｣を選択。
開いた設定ページで、｢フィルタとブロック中のアドレス｣をクリックし、再び連絡を取りたい相手の横にある｢ブロックを解除｣をクリックすると解除される。
（13）キーボードショートカットを使う
ほとんどのGoogleアプリと同様に、GmailのWeb版ではマウスを使わずに操作可能。キーボードとショートカットだけ多くの操作が可能だ。
まずは、ショートカットをオンにする必要がある。
GmailのWebサイトを開き、右上の歯車アイコンをクリックして、｢すべての設定を表示｣をクリック。設定ページの｢全般｣タブにある、｢キーボードショートカット｣までスクロールし、｢キーボードショートカット｣をオンにする。
その後、ページの一番下までスクロールして、｢変更を保存｣をクリックすれば準備完了。
ショートカットのオン・オフは｢全般｣タブから設定する。
画像：筆者によるスクリーンショット
キーボードショートカットをオンにすると、Gmailの基本的な機能のほとんどをマウスなしで操作できるようになる。
例えば、新しいメッセージを作成する場合は、｢C｣キー（タブ内のミニウインドウで作成）または｢D｣キー（別タブで作成）を押す。
検索バーを選択するには、｢/｣キー、受信トレイのメッセージ間を移動するには、｢J｣キーと｢K｣キーを使う。
Gmailのキーボードショートカットの全リストを見るには、｢Shift + ?｣キーを押すとポップアップで表示されるので、一度確認しておこう。
からの記事と詳細 ( Gmailの受信トレイを使いこなすための13のテクニック【PC＆スマホ】 - Business Insider Japan )
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